Mindeststandard und Qualitätssicherung
Definieren Sie für Ihre Organisation einen Mindest-Qualitätsstandard für barrierefreie PDF-Dokumente. Das gilt insbesondere, wenn unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammenarbeiten.
Nehmen Sie regelmäßig Stichproben von PDF-Dokumenten. Bitte beachten Sie auch, dass eine automatische Prüfung mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker nicht ausreicht, um ein PDF auf Barrierefreiheit zu prüfen.
Beachten Sie: Schon in der Konzeption können schwerwiegende Fehler passieren. Dazu gehört die Verwendung unzureichender Kontraste.
WCAG als Standard für barrierefreie PDF
Standard für barrierefreie PDFs ist nicht PDF Universal Accessibility, kurz PDF UA. Sowohl in der EU als auch in anderen großen Körperschaften wie der amerikanischen Bundesregierung sind die Web Accessibility Guidelines in der aktuellen Version als Basis-Standard für barrierefreie PDFs festgelegt. Das heißt, die Anforderungen der WCAG 2.1 AA gelten als Basis-Anforderung für barrierefreie PDF-Dokumente. PDF UA formuliert lediglich technische Anforderungen an barrierefreie PDFs, deckt aber nicht alle Anforderungen von barrierefreien PDFs ab.
Legen Sie in Ihren Anforderungen grundsätzlich fest, dass Sie PDFs nach WCAG 2.1 AA haben möchten.
Exkurs: PDF Reflow – Umfließen ist nicht Teil des Standards
Der sogenannte Umfließen-Modus oder PDF Reflow ist nicht Teil des PDF- bzw. des PDF-UA-Standards.
Richtig ist, dass es eine Anforderung zum Umfließen in den Barrierefreiheits-Standards gibt. PDF Reflow ist allerdings eine proprietäre Technik von Adobe, die auch nur im Adobe Reader bzw. Acrobat funktioniert. Zudem ist die Technik fehleranfällig und sollte auch deshalb nicht verwendet werden.
Checkliste für Anforderungen an barrierefreie PDFs
Alle Inhalte sind korrekt ausgezeichnet. Dazu gehören insbesondere Überschriften, Auflistungen, Absätze, Tabellen.
Alle Grafiken haben eine alternative Beschreibung.
Alle nicht-inhaltstragenden Elemente sind als Artefakt gekennzeichnet (für Nutzer von Hilfstechnik unsichtbar). Das gilt vor allem für Elemente, die sich auf jeder Seite wiederholen wie Kopf- oder Fußzeilen.
Die Metadaten sind in den Dokument-Eigenschaften hinterlegt.
Alle Elemente erscheinen in einer logischen Lese-Reihenfolge.
Die Dokumentensprache ist korrekt hinterlegt. Größere Abschnitte in Fremdsprachen sind korrekt ausgezeichnet.
Es sind möglichst keine Sicherheitsmechanismen aktiviert. Insbesondere ist der Zugriff durch assistive Technologien sowie das Kopieren von Text erlaubt.
Grafiken enthalten keinen längeren Text. In Grafiken wie Diagrammen enthaltener Text wird immer in einer Text-Alternative etwa als Fließtext oder Tabelle angeboten.
Der Dateiname ist selbsterklärend.
Der Titel des Dokuments wird in der Titelleiste des Adobe Reader angezeigt, nicht der Dateiname.
Bitte beachten Sie: PDF Reflow ist nicht Teil von PDF UA oder WCAG 2.1 AA. Außerdem steht es Ihnen frei, über den Standard hinaus zu gehen.
Anforderungen an barrierefreie PDF-Formulare
Formulare sind ohne weitere Maßnahmen am Bildschirm ausfüllbar.
Die Nutzbarkeit für Blinde und Sehbehinderte wurde sichergestellt.
Die Nutzbarkeit per Tastatur, insbesondere die Verwendung des Tabs in einer sinnvollen Reihenfolge ist sichergestellt.
Pflichtfelder sind eindeutig gekennzeichnet.
Die Eingabefelder sind per Label eindeutig einander zuordbar.
Fehlerhafte Eingaben sind, wo möglich erkennbar.
Bei der Gestaltung werden Konventionen eingehalten. Dazu gehört etwa die übliche Reihenfolge für Eingaben wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon und so weiter.
Anforderungen an Tabellen in barrierefreien PDFs
Tabellen werden in einer logischen Reihenfolge vorgelesen. WICHTIG: Sind Daten-Tabellen nicht logisch aufgebaut, sind sie für Blinde praktisch nicht verwendbar.
Für komplexe Tabellen ist eine für Blinde sichtbare Beschreibung hinterlegt.
Tabellen-Überschriften sind ausgezeichnet.
Testing
Der Dienstleister hat eine Prüfung mit Adobe Acrobat Pro oder einem ähnlichen Tool wie Kofax Power PDF durchgeführt.
Sie können eine Prüfung mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker durchführen. Nicht alle roten Felder sind für die Praxis relevant, der Ersteller sollte allerdings erklären können, warum diese Fehler auftreten.
