Barrierefreie PDF

Laut der EU-Richtlinie sind alle öffentlichen Stellen im EU-Gebiet auf allen Ebenen der Verwaltung zur Umsetzung verpflichtet. Dazu zählen die Bundes-, Landes- und Kommunale Ebene. In den einzelnen Bundesländern kann es zu kleinen Unterschieden in den Regelungen kommen, da die BITV 2.0 in manchen Punkten über die Mindeststandards der EU-Richtlinie hinausgeht. Über den öffentlich-rechtlichen Bereich hinaus sind auch bestimmte Dienstleister des Privatrechts zur Umsetzung der Richtlinien verpflichtet, wenn sie Einrichtungen oder Dienstleistungen anbieten, die der Öffentlichkeit offenstehen oder bereitgestellt werden müssen. Das trifft beispielsweise auf kommunale Nahverkehrsbetriebe oder Krankenhäuser zu.

Technische Hinweise zum Erstellen von barrierefreien PDF ergeben sich aus dem PDF/UA Standard. Die Richtlinien der WCAG 2.1 beziehen sich auf die Barrierefreiheit aller Formen von Webinhalten. PDF/UA versucht diese allgemein formulierten Richtlinien auf technische Anforderungen für barrierefreie PDF zu übertragen. Dabei geht es vor allem um die technische Zugänglichkeit für Hilfstechnologien. Der eigentliche Standard für barrierefreie PDF-Dokumente geht jedoch über PDF/UA hinaus, beispielsweise enthält der PDF/UA Standard keine Anforderungen an Kontraste. Weitere Unterschiede zwischen PDF/UA und WCAG 2.1 finden Sie hier.

Es gibt es zwei Vorgehensweisen, um barrierefreie PDF zu erstellen. Entweder ein Dokument wird mit einer Anwendung wie zum Beispiel Microsoft Word erstellt und mit entsprechenden Einstellungen in ein PDF umgewandelt. Anschließend wird das Dokument mit Adobe Acrobat optimiert. Die zweite Option ist ein bestehendes PDF-Dokument direkt in Adobe Acrobat zu bearbeiten und zu optimieren.

Wenn Sie die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten von Anfang an richtig vorbereiten, sparen Sie Zeit und Geld. Die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten beginnt im Idealfall bei der Erstellung eines Dokuments. Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word bieten viele Hilfen, sodass gut vorbereitete Dokumente nur minimal nachbearbeitet werden müssen, um Barrierefreiheit sicherzustellen.

Eine der wichtigsten Funktionen sind Formatvorlagen. Mit Ihnen sollten Überschriften und Textabschnitte als solche ausgezeichnet werden. Für Listen, Tabellen und Fußnoten sollten ebenfalls vorhandene Formatvorlagen benutzt werden. Kopf- und Fußzeilen sollten keine wesentlichen Informationen enthalten, da diese Inhalte nicht von Screenreadern vorgelesen werden. Bildern können Sie direkt in Word einen Alternativtext hinterlegen. Links sollten Sie

Wenn Sie das Word Dokument als PDF exportieren, müssen Sie einige Einstellungen ändern. Wählen Sie zunächst unter „Datei > Speichern unter > Weitere Optionen“. Hier wählen Sie nun als Dateityp „PDF“ und setzen unter „Optionen“ ein Häkchen bei „Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften“ und entfernen das Häkchen bei „Text als Bitmap speichern“.

Hier finden Sie eine detailliertere Anleitung zu barrierefreien Dokumenten mit Word. Nehmen Sie gerne an unseren
Online-Schulungen zum Erstellen barrierefreier Dokumente mit Microsoft Word oder Adobe InDesign teil.

Egal wie gut ein Dokument vorbereitet wurde, es muss in der Regel in einem Programm wie Adobe Acrobat nachbearbeitet werden, um ein barrierefreies PDF zu garantieren. Der Aufwand der Nachbearbeitung hängt jedoch stark davon ab, wie gut das Dokument vorbereitet wurde. Es lohnt sich also Barrierefreiheit von Anfang an zu berücksichtigen.

Die Grundlage eines barrierefreien PDF-Dokuments sind Tags. Tags entscheiden darüber, welche Inhalte ein Screenreader vorliest und in welcher Reihenfolge. Falls das PDF noch keinen Tagbaum besitzt, müssen Sie diesen nachträglich erzeugen. Wählen Sie dazu in der rechten Seitenleiste das Werkzeug „Barrierefreiheit“ und anschließend „Dokument automatisch taggen“. Den Tagbaum finden Sie in der linken Seitenleiste unter „Tags“. Eine genauere Beschreibung zum Umgang mit Tags finden Sie hier.

Um ein barrierefreies PDF zu erhalten, müssen Sie außer der Tagstruktur und der Lesereihenfolge die Dokumenteigenschaften bearbeiten. Unter „Datei > Dokumenteigenschaften > Beschreibung“ geben Sie dem Dokument einen Titel. Unter „Ansicht beim Öffnen“ wählen Sie unter „Einblenden“ die Option „Dokumenttitel“. Unter „Erweitert“ legen Sie anschließend die Sprache des PDF-Dokuments fest.

In unserer Schulung Barrierefreie PDF mit Adobe Acrobat Pro erfahren Sie alles rund um das barrierefreie Nachbearbeiten von PDF-Dokumenten.

Testen auf Barrierefreiheit

Ein Tool für die Prüfung von PDF-Dokumente auf Barrierefreiheit ist der PDF Accessibility Checker (PAC). Die neuste Version ist der PAC 2021 und wurde im August 2021 veröffentlicht. Die bisherigen Versionen des PAC wurden von der Schweizer Stiftung „Zugang für alle“ entwickelt, die neuste Version stammt von der PDF/UA Foundation.

Der PAC prüft hauptsächlich technische Strukturen, zum Beispiel ob sich alle Inhalte eines PDF-Dokuments in Tags befinden oder ob Abbildungen Alternativtexte besitzen. Es ist zu berücksichtigen, dass der PAC nur maschinell prüfbare Aspekte der Barrierefreiheit testen kann. Er kann jedoch nicht prüfen, ob die Struktur eines Dokuments den Voraussetzungen der WCAG entspricht. Das bedeutet, dass ein laut PAC barrierefreies PDF nicht zwangsweise barrierefrei ist. Ebenso ist ein bestandener PAC-Bericht kein Gütesiegel für ein barrierefreies PDF. Die Prüfung eines PDF auf Barrierefreiheit sollte abschließend von einem Profi durchgeführt werden.